case study: 41 sesja UNESCO

Prawie 4000 uczestników z 130 krajów, 7 dni montażowych i ponad 600 osób pracujących przy wydarzeniu. W lipcu 2017 roku współorganizowaliśmy 41. sesję Komitetu Światowego Dziedzictwa. Dzięki zaproszeniu do współpracy przez Agencję BERM Creative Production Group oraz Narodowy Instytut Dziedzictwa, zespół Cardilla miał okazję usprawnić proces rejestracji i recepcję międzynarodowych gości tego wyjątkowego wydarzenia.

Event tej skali to oczywiście możliwość pochwalenia się rezultatami, ale także ogrom wyzwań w trakcie realizacji. Profesjonalna, kilkunastoosobowa recepcja zapewniała check-in uczestników i służyła pomocą przez 11 dni, od świtu do nocy.

recepcja na evencie i skala wydarzenia

41. sesja UNESCO była największym międzynarodowym przedsięwzięciem w Polsce w 2017 roku. Przygotowania do szczytu trwały miesiącami, a ekipa Cardilla przeprowadziła się do Krakowa na ponad 3 tygodnie. Sam montaż wydarzenia zajął łącznie 7 dni, aby zapewnić najbardziej profesjonalną obsługę uczestników, jak to tylko możliwe. Przy realizacji tego ogromnego eventu pracowało ponad 600 osób! Tak ogromna liczba pracowników i podwykonawców było niezbędna do obsługi prawie 4000 uczestników.

Około 2000 uczestników wydarzenia przechodziło przez namiot bezpieczeństwa – codziennie, przez 11 dni z rzędu. Nasz zespół obsługi recepcji składał się z 16 osób, które przez 11 dni pracowały od wczesnego ranka do późnego wieczora. Pracowaliśmy w oparciu o skonstruowany na potrzeby wydarzenia grafik, a nasz wewnętrzny podział ról pozwalał na zapewnienie szerokiego wachlarza wsparcia uczestników – poczynając od udzielania informacji w kilku językach, przez asystowanie przy otwieraniu bramek, po uzupełnianie materiałów identyfikacyjnych. Przy kontakcie z uczestnikami ze wszystkich stron świata, poza językiem polskim, angielskim i francuskim, posiłkowaliśmy się również znajomością języka rosyjskiego i hiszpańskiego.

W trakcie 11 dni kongresu rozdystrybuowano ponad 20 tysięcy publikacji oraz 40 tysięcy wyprodukowanych materiałów promocyjnych. Pomagaliśmy uczestnikom dostać się nie tylko na główne eventy, ale także organizowane przez agencję BERM aż 53 wydarzenia pomocnicze. Kluczem do sukcesu były trzy składowe: komunikacja, organizacja pracy i wcześniejsze przygotowanie.

wyzwanie logistyczne dużego eventu

Duży event to duże wyzwanie logistyczne. Wcześniejsze przygotowanie było kluczem: synchronizacja działań, rozbudowany harmonogram, zaplecze logistyczne, wsparcie IT. Bezwzględnie na końcowego efektu i sukces recepcji eventu złożyła się także ścisła i bardzo płynnie przebiegająca współpraca z organizatorem i agencją. Nawet przy pojawiających się, niespodziewanych misjach specjalnych – jak przyjmowanie delegacji i personalizowane welcome pack, profesjonalny zespół recepcji poradził sobie bez problemu.

Skala eventu, w którym obsługuje się nie 40, 400 a 4000 osób, wymaga zadaniowego myślenia i bycia gotowym na kilka scenariuszy. Pozornie łatwe magazynowanie oraz konfekcjonowanie materiałów i ich transport w praktyce (przy tej skali) wymaga osoby na stałe obsługującej logistykę. Płynna obsługa uczestników eventu na recepcji jest przecież kluczowa dla osiągnięcia dobrego, pierwszego wrażenia. Byliśmy przygotowani: zapasowy sprzęt do szybkiej podmiany w razie awarii, wsparcie techniczne IT na miejscu, kontakt z innymi działami za pomocą krótkofalówek oraz przetestowane, oraz przygotowane plany działania sprawdziły się.

najwyższy poziom bezpieczeństwa

Podczas przygotowań i w trakcie eventu pracowaliśmy na szeroką skalę z profesjonalną firmą ochroniarską, policją oraz ABW. W związku z rangą wydarzenia, oraz ilością zagranicznych delegacji, obecnością polityków i prasy zagranicznej szczyt UNESCO znajdował się pod ścisłą kontrolą służb. Cała strefa Centrum Kongresowego ICE w Krakowie została ograniczona i zamknięta dla ruchu. Wjazd dla dostawców odbywał się przez mobilny policyjny skaner, natomiast wejście dla pieszych tylko poprzez specjalny namiot bezpieczeństwa. Namiot, w którym znajdowała się nasza recepcja. Zanim jednak uczestnicy dotarli do recepcji, musieli przejść rygorystyczną kontrolę bezpieczeństwa z wykrywaczami metalu oraz skanerami bagażu.

Po przejściu kontroli uczestnik trafiał do naszej recepcji, gdzie rejestrowaliśmy gości, robiliśmy zdjęcia, kontrolowaliśmy dokumenty i zgodę organizatora na udział, a na końcu procedury wydawaliśmy w pełni spersonalizowane identyfikatory. Kod kreskowy na identyfikatorze otwierał bramki, przez które uczestnik mógł wejść na teren wydarzenia. Dzięki temu rozwiązaniu możliwe było również odebranie dostępu osobie, której już został wydany identyfikator (np. wycofana zgoda na udział). Nasza załoga recepcji przeszła specjalne szkolenie na wypadek sytuacji kryzysowych, w tym pożaru i innych zagrożeń.

rozwiązania, które zadziałały

Rejestracja tak ogromnej ilości uczestników ze wszystkich stron świata zakończona sukcesem, zadowolenie naszych partnerów biznesowych oraz brak awarii, problemów czy nietrafionych rozwiązań to czynniki, które powodują, że jesteśmy dumni z tej trudnej realizacji i widzimy, że zbierane przez nas doświadczenia procentują. Niewątpliwą podstawą powodzenia było odpowiednie przygotowanie – słowa uznania należą się przede wszystkim agencji BERM, która zapewniła doskonałą komunikację oraz support dla działań naszej recepcji. Na szkolenie obsługi przewidzieliśmy dużą część dnia poprzedzającego, przygotowaliśmy odpowiednie procedury, zatrudniliśmy zaufanych, sprawdzonych ludzi. Hostessy mówiące płynnie w wielu językach profesjonalnie komunikowały się z gośćmi.

Stworzyliśmy dodatkowe procedury, np. Lost and found corner, do którego trafiały nie tylko zguby z okolic recepcji, ale w kolejnych dniach również przedmioty z całego centrum kongresowego. Zaopatrzenie w apteczkę i niezbędne akcesoria gospodarczo-techniczne również sprawdziły się, kiedy pojawiła się taka potrzeba.