dlaczego nie warto szukać hostess na własną rękę?

Od małego stoiska, po uroczystą galę - przy zdecydowanej większości organizowanych wydarzeń potrzebna jest pomoc hostess, hostów czy koordynatorów. W tym tygodniu pochyliliśmy się nad tematem organizacji zespołu eventowego - i szukamy odpowiedzi na pytanie: czy warto samodzielnie wyszukiwać i zatrudniać hostessy?

znamy się z eventów

Roześmiana, energiczna i chętna do rozmów na każdy temat hostessa doskonale sprawdzi się na stoisku targowym czy podczas luźnego eventu pracowniczego, natomiast niekoniecznie na eleganckiej gali czy konferencji o tematyce politycznej. Kiedy znamy się dobrze po wspólnych realizacjach, łatwo nam dobrać odpowiednie, sprawdzone osoby do odpowiednich ról i zadań. Jeżeli chodzi o personel eventowy, czasem nie sprawdzają się nawet rekomendacje – bardzo ważne jest, aby znać osoby, które chcemy zatrudnić i mieć pewność, że są one tymi, których potrzebuje ta konkretna realizacja. W dzisiejszych czasach, korzystając z licznych grup branżowych i poświęconych pracy łatwo jest samodzielnie znaleźć sobie zespół na wydarzenie – czy jednak masz pewność, że osoby, z którymi się umówisz nie zrezygnują w ostatniej chwili?

kosztowne dojazdy, kłopotliwe lokalizacje…

Sytuacja zapewniania profesjonalnej obsługi znacznie komplikuje się, kiedy wydarzenie organizowane jest nie w Warszawie, a na przykład w Cukrowni Żnin, która znajduje się w odległości 44 km od Bydgoszczy i 101 km od Poznania. Są też przecież wydarzenia, które odbywają się w nietypowych, odległych miejscach, z dala od dużych miast – sami mieliśmy przyjemność i wyzwanie organizacji zespołu m.in. z okazji otwarcia przekopu Mierzei Wiślanej. Przy tego typu eventach nie możesz sobie pozwolić na generowanie dużych kosztów z powodu transportu personelu czy zapewnienia noclegu – tu ważne jest znalezienie odpowiednich osób z jak najbliższych lokalizacji i organizacja ekonomicznego transportu. Zdecydowanie warto zdać się tutaj na doświadczenie agencji czy doświadczonego koordynatora, dzięki któremu będziecie cieszyć się sprawdzonymi hostessami i hostami, przy zachowaniu umiarkowanych kosztów logistyki.

backup na awaryjne sytuacje

Niestety – awaryjne przypadki i choroby się zdarzają, mimo najlepszych chęci i wcześniejszego przygotowania. Nieobecność jednej czy większej liczby osób może poważnie wpłynąć na obsługę Twojego eventu. W takich sytuacjach nie ma również gwarancji, że uda się taką osobę zastąpić, kiedy o niedyspozycji dowiadujemy się dosłownie w ostatniej chwili, jednak nasze doświadczenie pokazuje, że dysponując odpowiednią bazą kontaktów branżowych, jesteśmy w stanie zapewnić zastępstwo. Kiedy było to konieczne, osoba zastępująca nieobecnego pojawiała się na wydarzeniu w ciągu godziny, a szczęśliwy organizator nie był nawet świadomy zaistniałej sytuacji. Korzystając z zaufanej bazy personelu, również takie wypadki ograniczamy - współpracujemy z ludźmi, którzy nie zawodzą.

im mniej formalności, tym lepiej

Jeżeli organizujesz różnego rodzaju wydarzenia, to pewnie ostatnią pożądaną rzeczą są dodatkowe formalności, rozliczenia czy pilnowanie ilości godzin. Jestem też przekonany, że w przypadku współpracy z hostessami i hostami, organizator czy agencja eventowa nie będą w stanie zajmować się różnymi formami rozliczeń – np. gotówkowych, na podstawie umów zlecenie i innych… Dodatkowo, rozliczenia te, w większości przypadków następują w dniu wydarzenia, po zrealizowanej pracy. To bardzo ważny punkt, w którym ciężar tych rozliczeń przejmuje na siebie koordynator – dostarczając jedną, zbiorczą fakturę VAT za usługi hostess i hostów.

selekcja, briefing, szkolenie

Zadaniem event managera czy organizatora jest dopięcie na ostatni guzik wielu elementów wydarzenia takich jak scenariusz, technika, catering oraz również organizacja pracy personelu, w tym hostess. Nie będzie jednak miał on czasu na dokładną selekcję, przygotowanie szkolenia/briefu dla hostess czy ich koordynacji na miejscu eventu. Tu pojawia się potrzeba oddelegowania tych zadań komuś, kto ma doświadczenie, dzięki któremu wie jakie zadać pytania organizatorowi, jakie zagrożenia przewidzieć, jak przygotować szkolenie czy odprawę hostess pracujących na różnych stanowiskach (np. recepcji, szatni, obsłudze stoisk) oraz na koniec - motywację do dopilnowania, aby usługa była zrealizowana na najwyższym poziomie. To bardzo ważne, bo praca na wspomnianych różnych stanowiskach niesie ze sobą różne zagrożenia. Doświadczony partner, z doświadczonym zespołem oraz odpowiednimi narzędziami, będzie wiedział jak tych zagrożeń uniknąć.

skorzystaj również z zaplecza

To zaplecze użyte jest tutaj również dosłownie – ponieważ to właśnie tam dzieje się większość przygotowań, które zapewniamy: garderoba, stanowiska do make-up’u czy wizyta stylisty? Nie ma problemu. Najbardziej docenisz to, że wsparcie otrzymujesz zarówno przy większym, jak i niewielkim budżecie – mamy rozwiązania na to, aby bez dodatkowych, znacznych kosztów zadbać o spójny wygląd obsługi, np. korzystając z akcentu kolorystycznego jaki dają jednolite krawaty, apaszki czy inne akcesoria. Jeżeli Twój event to ciężko wypracowane dzieło dopięte na ostatni guzik – koniecznie zadbajmy o to, aby obsługa tego eventu prezentowała się z klasą i dopasowaniem do motywu wydarzenia. W Cardilla mamy nadzieję, że pomocnym narzędziem będzie rozwijana przez nas wypożyczalnia strojów dla hostess, hostów i kelnerów.