case study: It’s time CBRE

Konferencja z okazji 20-lecia CBRE na polskim rynku była eventem nowoczesnym, dopiętym na ostatni guzik i pełnym ciekawych, kompleksowych rozwiązań. To także konferencja, w której mieliśmy okazję przeprowadzić nasz autorski proces rejestracji wraz z komunikacją e-mail/SMS oraz pełną obsługą recepcji eventu. Dzięki współpracy z zaprzyjaźnioną agencją RIVAL mamy okazję pochwalić się rezultatami tej prestiżowej realizacji.

wyzwanie ekologiczne nowoczesnego eventu

CBRE to największa na świecie firma doradcza z branży nieruchomości, z przychodem przekraczającym 23,9 mld dolarów w 2020 roku. To także korporacja dbająca o swoją społeczną odpowiedzialność, stąd od początku realizacji nasz partner zgłaszał chęć zrealizowania recepcji i towarzyszących jej materiałów w sposób możliwie najbardziej ekologiczny. Idąc zgodnie z tą myślą, zaproponowaliśmy całościowe rozwiązanie: produkcję eko identyfikatorów i smyczy oraz ich recykling.

20-lecie CBRE w Polsce było jedną z pierwszych konferencji, na których zastosowaliśmy identyfikatory z nowego, włoskiego tworzywa PCV z dodatkiem specjalnej chemii, dzięki której materiał w naturalnych warunkach rozkłada się w ciągu 4 zamiast 400 lat. Takim identyfikatorom towarzyszyły smycze, których taśma została wykonana z tworzywa pochodzącego w 100% z przetworzonych butelek PET. Jako uzupełnienie ekologicznych materiałów, razem z agencją RIVAL zaproponowaliśmy wykorzystanie naszych standów SmartSTAND i zamienieniu ich w eleganckie urny do zbierania identyfikatorów przy opuszczaniu eventu. Pomysł spotkał się z dużym entuzjazmem uczestników, którzy chętnie z niego korzystali, dzięki czemu zdecydowana większość materiałów została poddana recyklingowi.

weryfikacja i komunikacja podczas konferencji

Na potrzeby rejestracji stworzyliśmy w systemie formularz dopasowany do korporacyjnych wymogów CBRE, który został zintegrowany w stronie wydarzenia. Procesowi rejestracji online na wydarzenie towarzyszył rozbudowany mechanizm komunikacji, a jej całość odbywała się w języku angielskim. Klient skorzystał z naszej opcji weryfikacji rejestracji, dzięki czemu uczestnicy dostawali stosowne powiadomienia e-mail w momencie akceptacji lub odrzucenia ich zgłoszenia. W całym procesie rejestracji komunikowaliśmy Klientom postępy, dostarczaliśmy niezbędne informacje oraz przedstawialiśmy schemat procesu rejestracji dla płynnego jego przebiegu. Tak też się stało – uczestnicy, których zgłoszenie zostało pozytywnie rozpatrzone otrzymali na dwa dni przed konferencją mailing zawierający indywidualny QR na potrzeby check-in oraz krótkie, czytelne informacje. O otrzymaniu tej ważnej wiadomości dodatkowo przypominał krótki SMS od 'CBRE' wysłany z naszego systemu. Dodatkowym komunikatem we wspomnianym mailingu była informacja o braku konieczności drukowania zaproszenia QR – naszej recepcji wystarcza w zupełności okazanie go na ekranie urządzenia mobilnego.

recepcja 2.0 by Cardilla

'It's time CBRE' to czas biznesowego świętowania 20-lecia firmy w Polsce, ale dla nas również czas na pokazanie jak przygotować profesjonalną recepcję wydarzenia na początku nowej dekady. Trzeba przyznać, że idealna współpraca na linii Cardilla-Agencja-Klient to podstawa sukcesu – tak właśnie było w tym przypadku. Za pomocą naszego specjalnego kalkulatora obliczyliśmy konieczną do sprawnej obsługi ilość stanowisk recepcyjnych. Wizualnie, zadbaliśmy o każdy detal, od apaszek dla hostess po obrandowane lady recepcyjne SmartBOX. Całość recepcji z podświetlonymi logo wydarzenia w ladach, zespołem profesjonalnych hostess, standem EKO oraz ścianką w tle robiła profesjonalne wrażenie już na samym wejściu.

Zadbaliśmy również o to, żeby praca recepcji była tak samo sprawna, jak jej efekt wizualny. Jakie są podstawy tej sprawnej pracy? Stabilny moduł recepcyjny systemu Cardilla, sprawdzony sprzęt z szybkimi drukarkami kart Evolis Zenius i profesjonalnymi czytnikami kodów oraz dokładne szkolenie obsługi i obecność doświadczonego koordynatora. Uczestnicy przygotowani na okazanie swoich zaproszeń z kodem QR bardzo pomagali w usprawnianiu pracy recepcji. Dbaliśmy, aby czas obsługi jednej osoby nie przekraczał 20-30 sekund.

Po zakończonej rejestracji nasze mobilne lady w kilka chwil wyjeżdżają na kółkach na zaplecze, gdzie dopiero stanowiska są demontowane.

rozwiązania, które zadziałały

Wielką satysfakcją jest dla nas właśnie wdrażanie rozwiązań, które możemy potem obserwować, jak sprawdzają się w rzeczywistości na obsługiwanych przez nas wydarzeniach. Jak przykładowo formularz rejestracji z możliwością dopasowania do korporacyjnego stylu i designu Klienta oraz uruchomienia w ciągu kilku godzin. Cenną rzeczą są również rozwiązania, które podsuwają nam nasi Klienci. Dzięki tej realizacji zmodyfikowaliśmy nasz moduł akceptowania uczestników i komunikowania się z nimi, co okazało się doskonałym rozwiązaniem. To pokazuje wspaniałą zależność, że doświadczenie naszych Klientów i Partnerów, to teraz również nasze doświadczenie. Nie możemy w tym podsumowaniu nie wspomnieć o szybkiej i automatycznej recepcji opartej o kody QR, które coraz więcej uczestników zna i chętniej z nich korzysta. Dla wydarzenia to doskonałe rozwiązanie nie tylko zgodne z przepisami RODO, ale szybkie i nowoczesne.