jak obsługiwać uczestników wydarzenia według standardu Recepcja 2.0?

Recepcja eventowa wbrew pozorom nie stanowi 'etapu logistycznego' poprzedzającego wydarzenie, lecz jest pierwszym, bardzo istotnym punktem jego agendy, który może zaważyć na całym późniejszym doświadczeniu uczestnika. Na jej przygotowanie składa się wiele skomplikowanych i trudnych do pogodzenia elementów, co czyni ten proces jednym z najbardziej stresujących i wymagających wyzwań, z jakimi mierzy się organizator. Jak zatem stworzyć recepcję wydarzenia, która nie tylko spełni swoje podstawowe zadanie - zarejestrowania lub powitania uczestników, ale zachwyci też płynnością działania i zrobi niesamowite pierwsze wrażenie? W tym artykule znajdziesz kilka przydatnych wskazówek, które podpowiedzą Ci, w jaki sposób możesz przenieść jakość obsługi uczestników na zupełnie nowy poziom.

przemyślana koncepcja

Pamiętaj, że recepcja wydarzenia jest kontynuacją działań, które uruchamiasz dużo wcześniej-już na etapie zbierania danych, wdrażania procedur czy komunikacji z potencjalnymi uczestnikami. Odnosi się to zarówno do wybranych narzędzi, ale jak również treści, które przekazujesz. Nieprzemyślane decyzje lub błędy popełnione na wcześniejszych etapach, mogą odbić się negatywnie na płynności obsługi w dniu wydarzenia, a tym samym być źródłem niepotrzebnych frustracji uczestników. Staraj się przenosić wszystkie możliwe procedury w sferę online – zbieranie zgód uczestników na udostępnianie wizerunku, zapisy na atrakcje dodatkowe itp. – na miejscu nie będzie na to czasu! Zadbaj koniecznie o precyzyjną komunikację tuż przed samym wydarzeniem, która zawierać będzie komplet niezbędnych informacji organizacyjnych –ograniczysz w ten sposób ilość zbędnych pytań od uczestników w dniu wydarzenia. Najlepiej, aby wszystkie te działania, w tym również sam proces check-in na miejscu, odbywały się w ramach jednego systemu informatycznego. Posiadanie wszystkich informacji w jednym miejscu bardzo ułatwi pracę i pozwoli Ci wyeliminować ryzyko błędów związanych koniecznością migracji danych czy kłopotliwych integracji.

automatyzacja i nowoczesne działania

Z perspektywy uczestnika meldującego się na recepcji eventowej nie ma nic bardziej irytującego niż konieczność kilkukrotnego powtarzania lub literowania swojego nazwiska, a następnie oczekiwania na manualne wyszukanie przez obsługę odpowiedniego identyfikatora wśród rzędów gotowych wydruków. Apogeum irytacji i rozczarowania następuje w momencie, gdy z powodu błędu w danych osobowych, uczestnik otrzymuje identyfikator zastępczy, wypisany ręcznie flamastrem. Pomijając fakt, że taka procedura jest nieprofesjonalna inie buduje Twojego wizerunku jako nowoczesnego organizatora (a w dodatku jest niezgodna z RODO!), to przede wszystkim znacznie wydłuża czas obsługi uczestnika, zwiększająctym samym ryzyko tworzenia się kolejek przy stanowiskach. Jeśli zależy Ci na zrobieniu dobrego pierwszego wrażenia, zaskocz swoich Gości automatycznym procesem rejestracji z użyciem kodów QR oraz personalizacją identyfikatorów bezpośrednio na recepcji wydarzenia. Oszczędzi to nie tylko cenny czas, ale pozwoli na szybką edycję danych lub dodawanie nowych osób, dzięki czemu żaden uczestnik nie pozostanie bez aktualnego, spójnego z pozostałymi identyfikatora. Co więcej, wdrożenie takiego procesu obsługi będzie miało inne dodatkowe zalety - wyeliminuje konieczność przedwczesnego zamknięcia listy uczestników (co jest niezbędne w przypadku drukowania identyfikatorów z wyprzedzeniem), a ponadto pozwoli zredukować ilość stanowisk na recepcji i nie dzielić ich alfabetycznie.

właściwa organizacja stanowisk

Pamiętaj, aby odpowiednio skalkulować ilość stanowisk recepcyjnych zarówno do przewidywanej ilości uczestników i przedziału czasowego, jaki zakładasz na rejestrację, ale również do procesu obsługi, jaki masz zamiar zastosować. Przed podjęciem ostatecznej decyzji powinieneś dokładnie przetestować, ile może średnio potrwać obsługa jednego uczestnika przy założonym procesie. Weź również pod uwagę wszystkie dodatkowe czynności, jakie będzie wykonywać recepcja np. wydawanie welcomepack’ów czy odbiorników do tłumaczeń symultanicznych.

Dobrze skonstruowana recepcja konferencyjna powinna umożliwiać szybki check-in przy dowolnym stanowisku. Jeśli nie ma ku temu istotnych przesłanek, nie dziel stanowisk pod kątem kategorii uczestnictwa (media, prelegenci ect.). Tym bardziej unikaj procesu obsługi, który wymusza wcześniej wspomniany podział alfabetyczny. Na podstawie wieloletnich obserwacji wiemy, że większość osób w ogóle nie zwraca uwagi na to, do której lady się udaje, nawet pomimo bardzo dobrego ich oznakowania. Odsyłanie uczestnika do innego stanowiska wprowadza niepotrzebne zamieszanie i jest często odbierane jako nieprofesjonalne. Sytuacja wygląda inaczej, jeśli dopuszczasz możliwość rejestracji na miejscu dla tzw. walk-ins czyli osób wcześniej nie zgłoszonych na wydarzenie, od których chcesz zbierać komplet informacji kontaktowych – wówczas zadbaj o dodatkowe, odpowiednio oznaczone punkty recepcyjne, aby nie blokować możliwości szybkiej rejestracji osobom, które znajdują się już na liście.

szczegółowy briefing

Przeszkolenie teamu recepcyjnego ze wszystkich procedur związanych z obsługą uczestników, w tym również wdrożenie jasnych zasad obsługi nieprzewidzianych gości jest kolejnym bardzo istotnym elementem decydującym o płynności Twojej recepcji. Szykując się do odprawy z zespołem musisz również pamiętać, że obsługa rejestracji nie sprowadza się jedynie do weryfikacji uczestników i wydawania identyfikatorów więc samo przećwiczenie problematycznych scenariuszy nie wystarczy. Uczestnicy często postrzegają recepcję jako punkt informacyjny, a jej personel jako pracowników Twojej firmy, od których oczekują pełnej wiedzy na temat odbywającego się wydarzenia. Wiedza ta nie może ograniczać się do lokalizacji szatni czy toalety. Osoby obsługujące powinny doskonale orientować się w poszczególnych punktach agendy i bieżących zmianach w programie, rozmieszczeniu sal konferencyjnych, a także zasadach opłacania parkingu czy możliwości podpisania delegacji służbowych. Lista potencjalnych pytań od uczestników jest długa i zależy od specyfiki wydarzenia oraz stopnia jego skomplikowania. Im więcej szczegółowych informacji przekażesz podczas szkolenia teamu, tym większa szansa, że będzie on kompetentnie i profesjonalnie Cię reprezentować.

odpowiedni ludzie na odpowiednim miejscu

Lata doświadczeń w branży nauczyły nas, że nie wszystkie hostessy czy hości mają odpowiednie umiejętności interpersonalne do obsługi rejestracji uczestników. Korzystaj ze sprawdzonych i polecanych osób – nie tylko z doświadczeniem i znajomością języków, ale z naturalnymi predyspozycjami do pracy z ludźmi - otwartych, z inicjatywą, chętnych do pomocy i udzielania informacji, które jednocześnie potrafią odnaleźć się w pracy w warunkach stresowych. Żadne szkolenie i najlepszy briefing nie przyniosą pożądanego efektu, jeśli będziesz mieć na pokładzie osoby, które przyszły dać z siebie jedynie niezbędne minimum. Pamiętaj też, że filarem każdej recepcji wydarzenia jest doświadczony koordynator, który nie tylko odpowiednio pokieruje całym zespołem, ale będzie potrafił przewidzieć potencjalne problemy i zapobiec im na czas.

aspekty estetyczne

Wygląd Twojej przestrzeni recepcyjnej ma również ogromne znaczenie – błyskawicznie tworzy pierwsze wrażenie o standardzie całego wydarzenia. Aranżując stanowiska, pomyśl o ladach zaprojektowanych stricte na potrzeby recepcji. Po pierwsze takich, które umożliwią wyświetlenie grafiki wydarzenia w atrakcyjny wizualnie sposób np. w formie animacji czy filmu. Po drugie, odpowiednio wysokich, dzięki czemu Twoi uczestnicy będą obsługiwani zgodnie z zasadami savoir-vivre'u – na stojąco, jak w recepcji hotelowej. Budowa lady powinna pozwalać także na utrzymanie maksymalnego porządku na stanowisku. Wszystkie sprzęty i akcesoria używane do obsługi, z wyjątkiem notebooków i czytników kodów, powinny być niewidoczne dla uczestników. Okablowanie - również wersja minimalistyczna. Dodatkowo, jeśli chcesz zrobić świetne wrażenie, umieść w przestrzeni recepcyjnej stand recyclingowy (kubik z podświetlaną gablotą), do którego uczestnicy będą mogli wrzucać swoje identyfikatory po zakończeniu wydarzenia. Dopełnieniem całości będzie zadbanie również o odpowiedni, dopasowany do wydarzenia strój obsługi – można to zrobić bardzo niewielkim kosztem – akcenty takie jak apaszka, przypinany identyfikator czy koszula w jednolitym, nietypowym kolorze zapewnią prosty, ale schludny i ciekawy efekt.