home / rejestracja uczestników / recepcja / check-in

recepcja / check-in
uczestników konferencji

Pozytywne doświadczenia uczestników konferencji czy zjazdów firmowych zaczynają się już od wejścia. Razem z Cardilla zadbaj o to, aby Twoi Pracownicy, Klienci lub zaproszeni Goście czuli się zaopiekowani i bezpieczni od pierwszych minut na sali. Mamy autorskie narzędzia do rejestracji uczestników w zgodzie z GDPR, unikalne lady recepcyjne i kreatywnych event managerów. Zadbamy o odpowiednie identyfikatory, instrukcje i wskazówki na wejściu na event. Oto, co potrafi zespół Cardilla!

recepcja i check-in
uczestników

co potrafi Cardilla?

automatyczna kontrola wejścia - check-in uczestników konferencji

Zaufaj nam i przekaż nam rejestrację uczestników w dniu wydarzenia. Dzięki QR kodom od 10 do 30 sekund zweryfikujemy opłacenie biletów, dokumenty i listy zaproszonych Gości, a także skrócimy kolejki, aby wszyscy sprawnie dotarli na interesujące ich panele i wystąpienia.

obsługa recepcji na konferencję

Podczas każdej konferencji uczestnicy mają mnóstwo pytań. My stworzymy komfortowe miejsce i zapewnimy profesjonalistów, którzy odpowiedzą na każde z nich, co poprawi doświadczenie uczestników i poprawi finalne wrażenia po Twoim evencie! Hostessy i recepcjoniści Cardilla są do Twojej dyspozycji!

personalizowane identyfikatory i badge na konferencję

Każdy VIP, prelegent czy uczestnik konferencji otrzyma od nas dedykowany identyfikator lub badge, który wcześniej wyprodukujemy według Twojego projektu lub zaproponujemy najpopularniejsze rozwiązania.

komunikacja z uczestnikami 360 stopni

Materiały onboardingowe przed przyjściem na konferencję, automatyzacje i maile informujące o wejściu na wydarzenie, a także powiadomienia w trakcie wydarzenia dzięki specjalnej aplikacji mobilnej - o to wszystko zadbamy za Ciebie!

lady i scenografia, które stworzą idealną recepcję na Twój event

Zadbamy o pierwszy punkt styku Twoich Gości z eventem lub konferencją i efekt "wow" już od otwarcia drzwi. Stworzymy indywidualne projekty lub wykorzystamy gotowe elementy, z których zbudujemy praktyczną, przemyślaną i elegancką recepcję. Wszystko w klimacie, stylu i duchu Twojej marki.

pełna analityka i statystyki o wejściu na wydarzenie

Kto odwiedził Twoją konferencję i ile czasu na niej spędził? Jakie firmy, branże i specjaliści dominowali wśród publiczności? O tym wszystkim przygotujemy dla Ciebie kompleksowe informacje, które ułatwią Ci organizację kolejnych edycji.

to wszystko i jeszcze więcej załatwisz z Cardilla!

dlaczego warto zamówić

recepcję i check-in na event od Cardilla?

recepcja na evencie to utrapienie

Tak mówiło wielu organizatorów i event managerów zanim do nas przyszli

masz do dyspozycji concierge Cardilla

profesjonalnego event managera, który podpowie Ci nie tylko, jak zorganizować rejestrację uczestników, ale i co zrobić, aby Twój event wypadł jeszcze lepiej na wszystkich płaszczyznach!

zamawiasz lady, software i obsługę od jednej firmy

zadbamy kompleksowo o pełną rejestrację, dlatego nie musisz już koordynować kilku podwykonawców i dostawców. Zrobimy to w formule 360 stopni.

możesz na nas polegać niezależnie od rozmiaru eventu

po setkach wydarzeń i zadowolonych klientów nie zatrzymujemy się i za każdym razem dowozimy w imię sukcesu Organizatora oraz zadowolenia jego Gości - zarówno, gdy jest ich 20, jak i 2000.

“

Kiedy wielu event managerów nazywa obsługę recepcji swoim “utrapieniem”, my ogarniamy ten proces tak, że nie muszą się nawet na niej pojawić.

Michał Borkowski
CEO Cardilla

masz pytania
o check-in uczestników?

kliknij w przycisk i wypełnij prosty formularz lub
umów się na bezpłatną konsultację z naszym
specjalistą.

bezpłatna konsultacja

automatyczny proces

rejestracji na wydarzenie z Cardilla:

1

wysyłka zaproszenia

W ramach modułu check-in, przygotujemy wysyłkę zaproszeń do Twoich uczestników. Każdy z nich otrzyma swój indywidualny QR code. Wiadomość może pochodzić ze wskazanej przez Ciebie skrzynki e-mail.

2

check-in uczestnika

W zależności od modelu recepcji, za pomocą urządzenia mobilnego lub czytnika, skanujemy QR uczestnika. Nie ma kodu? Nie ma problemu, odnajdziemy uczestnika po nazwisku.

3

obecność i wydruk ID

System automatycznie rejestruje obecność uczestnika w bazie oraz personalizuje identyfikator (jeżeli opcja ta zostanie włączona). Organizator widzi na bieżąco ilość obecnych uczestników.

300 +

eventów, na których organizowaliśmy recepcję i check-in

29 s

średnio na obsługę 1 uczestnika

1400

uczestników na godzinę

28

lad recepcyjnych wg naszych projektów do wynajęcia od zaraz

60k +

uczestników, których od 2015 roku bezpiecznie i sprawnie zarejestrowaliśmy w naszym systemie

rejestrowaliśmy uczestników dla

twój event może być tutaj - napisz do nas i działajmy!

Co to jest system rejestracji uczestników?
System rejestracji uczestników to narzędzie umożliwiające sprawne zbieranie i zarządzanie danymi osób zapisujących się na wydarzenia, szkolenia czy inne inicjatywy. Użytkownicy wypełniają formularze rejestracyjne, a system automatycznie zapisuje dane, może obsługiwać płatności oraz wysyłać potwierdzenia i przypomnienia. Organizatorzy zyskują dostęp do przejrzystej bazy uczestników i raportów, co ułatwia logistykę i planowanie. Dzięki automatyzacji procesów, system oszczędza czas i zmniejsza ryzyko błędów.

Rejestracja na konferencję - o czym musisz pamiętać?
Organizując rejestrację na konferencję, musisz pamiętać o kilku kluczowych elementach, które zapewnią sprawny przebieg całego procesu:
1. Formularz rejestracyjny – powinien być prosty i intuicyjny, zawierać tylko niezbędne pola (np. imię, nazwisko, e-mail, stanowisko, wybór ścieżek tematycznych), a także zgody RODO.
2. Komunikacja z uczestnikami – zaplanuj wysyłkę automatycznych potwierdzeń rejestracji, przypomnień oraz e-maili z informacjami organizacyjnymi (lokalizacja, agenda, materiały).
3. Płatności – jeśli udział w konferencji jest płatny, zadbaj o bezpieczny i wygodny system płatności online, a także wystawianie faktur i potwierdzeń wpłaty.
4. Limit miejsc i lista rezerwowa – ustal limit uczestników i zaplanuj, co zrobić w przypadku przekroczenia liczby miejsc (np. aktywacja listy rezerwowej).
5. Dane i raporty – system powinien umożliwiać eksport danych uczestników, filtrowanie według kategorii oraz generowanie statystyk (np. ile osób zapisało się na poszczególne prelekcje).
6. Obsługa w dniu wydarzenia – przygotuj listy obecności, identyfikatory, kody QR lub aplikację do szybkiego check-inu na miejscu.

Jak zaplanować komunikację z uczestnikami konferencji?
Pamiętaj, aby schemat i proces komunikowania się z uczestnikami był przemyślany, nie tworzył chaosu i nie wprowadzał w błąd. Korzystaj z dobrodziejstw technologi - personalizuj, skracaj linki, używaj tagów systemowych, a przede wszystkim deleguj - skorzystaj z pomocy doświadczonego partnera, który pomoże Ci przygotować sprawdzony model komunikacji.
Komunikacja e-mail i SMS pełnią nieco inne funkcje i powinny się uzupełniać, a nie ze sobą konkurować. SMS jest formą kontaktu z ogromnym open-rate i natychmiastowym dostarczeniem komunikatu, ale ma ograniczenia pojemnościowe i ogranicza się do formy tekstowej. Mailem, wyślesz dokładne, opracowane graficznie informacje, za to jego dostarczalność może nie być 100-procentowa oraz tak błyskawiczna jak SMS.

Jakie informacje dla uczestników konferencji są kluczowe do przekazania?
Korzystając z obydwu form komunikacji - e-mail i SMS możesz łatwo przekazać swoim uczestnikom przeróżne informacje - od prostych komunikatów, po spersonalizowane informacje np. numery pokoi hotelowych, przynależność do grup i inne. Mailem i SMS’em wysyłamy uczestnikom również indywidualne kody QR służące do sprawnego, automatycznego przejścia przez recepcję.

Jak przygotować się do wejścia na konferencję?
Jako uczestnik konferencji warto wcześniej sprawdzić szczegóły wydarzenia: lokalizację, harmonogram oraz ewentualne informacje organizacyjne przesłane na maila. Dobrze jest mieć przy sobie bilet wstępu (np. w formie elektronicznej), dokument tożsamości i wizytówki, jeśli planujesz networking. Ubierz się odpowiednio do charakteru wydarzenia – zwykle obowiązuje strój biznesowy lub smart casual. Warto też przygotować pytania lub tematy do rozmów, by maksymalnie wykorzystać czas spędzony na konferencji.

W celu świadczenia usług na najwyższym poziomie stosujemy pliki cookies, które będą zamieszczane w Państwa urządzeniu (komputerze, laptopie, smartfonie). W każdym momencie mogą Państwo dokonać zmiany ustawień Państwa przeglądarki internetowej i wyłączyć opcję zapisu plików cookies. Ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi cookies na tej stronie można się zapoznać tutaj: polityka prywatności.

akceptuję cookies